سيستم صرافي پيشرو با توجه به عملياتي که در صرافيهاي گوناگون انجام ميپذيرد به چهار قسمت عمده تقسيم ميشود:
کنترل موجودي ارز و مسکوکات، خريد و فروش ارز ومسکوکات، سيستم دريافت و پرداخت و همچنين قسمت حسابداري مالي
بديهي است که اين سيستم به صورت يک پارچه عمل کرده و با يکديگر در ارتباط کامل قرار دارند اما براي صرافيهايي که ميخواهند از سيستم دفترداري ريالي استفاده نکنند ميتوان اين قسمت را به سادگي حذف نمود.
امکاناتي که در هر قسمت وجود دارد به شرح ذيل آمده است:
قسمت خريد و فروش:
از سه قسمت اطلاعات پايه، عمليات روزانه و گزارشات مربوطه تشکيل گرديده که به اختصار توضيح آن آمده است:
• تعريف ارز و مسکوکات تا سه سطح
در برنامه صرافي سه نوع تقسيم بندي براي هر ارز وجود دارد. (اين تقسيم بندي ها بنا به سليقه شما و تقسيم بندي که بهترين وضعيت براي کار شما با نرم افزار ميباشد، انجام مي گيرد.)
- گروه ارز
- نوع ارز
- تعريف ارز
• گروه ارز اولين سطح اين تقسيم بندي و کلي ترين نوع آن مي باشد.
سطح دوم تقسيم بندي هاي ارز، تعيين نوع آن ميباشد. در اين سطح ارتباط هر نوع ارز و مسکوکات در هنگام فروش، خريد، رسيد و ... و همچنين کارمزد ريالي، کارمزد ارزي و سوئيفت با حسابداري تعيين مي شود.
ريزترين واحد ارز را در قسمت تعريف ارز وارد ميکنيد.
• تعريف طرف حساب و تعيين نماينده طرف حساب (با امکان ورود کد ملي، شماره شناسنامه، تلفن آدرس و ...)
در فرم طرف حساب تمامي طرف حسابهاي شرکت شما با مشخصات دقيق و عناوين ويژه ثبت ميگردد. همچنين در آن ميتوانيد ليست تمامي طرف حسابهاي خود را ديده و در ميان آنها جستجو انجام دهيد .
توجه: اگرمشخصات نماينده يک طرف حساب در اين بخش وارد شود، در زمان خريد يا فروش، مشخصات وارد شده در اين بخش بعنوان پيش فرض اطلاعات مراجعه کننده خواهد آمد. در صورت داشتن نماينده مشخصات نماينده را وارد کرده وآن را ذخيره ميکنيد.
توجه :در فاکتور خريد يا فروش کاربر قادر به تغيير مشخصات نماينده يک طرف حساب ميباشد.
( يک شرکت مي تواند چندين نماينده داشته باشد.)
عمليات روزانه:
در اين قسمت ميتوان فاکتورهاي خريد و فروش رابراي اشخاص مختلف با در نظر گرفتن نماينده آن طرف حساب صادر نمود. برخي از امکاناتي که اين سيستم ميتواند به کاربر بدهد شامل موارد زير ميباشد:
• صدور فاکتور خريد و فروش و برگشتيها با تاثير اتوماتيک بر روي موجودي ارز و مسکوکات
• امکان تعيين مشخصات شخصي مراجعه کننده در زمان صدور فاکتورهاي خريد و فروش و امکان جستجو بر روي اشخاص مراجعه کننده
• الحاق تاييديه مشتري به فاکتور فروش مربوط به آن مشتري
• امکان تسويه فاکتور به صورت نقد، چک و ....
• امکان صدور فاکتور فروش بدون موجودي
• صدور فاکتورهاي برگشتي بر مبناي فاکتورهاي فروش وخريد
• تعيين کارمزد ريالي، ارزي و سوئيفت براي هر ارز در زمان صدور فاکتور فروش
گزارشات:
گزارشات کليدي ترين قسمت هر سيستم به لحاظ تصميم گيري در هر بنگاه اقتصادي ميباشد. در سيستم پيشرو گزارشهاي ويژهاي جهت کنترل فروش و تصميم گيري هاي خاص در نظر گرفته شده که در زير به مهمترين آنها اشاره شده است:
• گزارش وضعيت طرف حساب به صورت ارزي و ريالي
• گزارش سود و زيان روي ارزهاي مصرفي و فاکتورهاي فروش
• گزارش بر روي فروش در بازههاي زماني خاص
• گزارش فروش به اشخاص مختلف در يک بازه زماني خاص
• گزارش فروش در يک بازهي زماني به يک شخص خاص بر روي کالاي خاص
• گزارش خريد در بازههاي زماني خاص
• گزارش خريد به اشخاص مختلف در يک بازه زماني خاص
• گزارش خريد در يک بازهي زماني به يک شخص خاص بر روي کالاي خاص
• انواع نمودارهاي مقايسهاي خريد و فروش بر مبناي ارزها و مسکوکات و طرف حساب و ... .
• گزارشات مورد درخواست بانک مرکزي
کنترل موجودي ارزها:
اين قسمت نيز از سه بخش اطلاعات پايه، عمليات روزانه و گزارش تشکيل شده است.
اطلاعات پايه:
• تعريف ارز و مسکوکات تا سه سطح که به آن در قسمتهاي بالا اشاره شد.
• تعريف منابع ارزي و مسکوکات به صورت نامحدود (صندوق، حسابهاي بانکي)
در منوي کدينگ بخشهاي سازماني، نام بخشهاي سازماني مختلف خود را وارد نموده و به ساختار سازماني مربوطه، اختصاص داده ميشود. در اين بخش ميتوان نحوه قيمت گذاري و نوع قيمت گذاري در اين منبع را مشخص کرد.(Moving Average - Llif - Fifo)
• تخصيص ارزها به منابع ارزي
• تعريف انواع حواله و رسيد ( فروش، خريد، موجودي، انتقالي و ...)
عمليات روزانه:
کنترل ورود و خروج ارزها و مسکوکات و همچنين نگهداري آنها در منابع ارزي و انجام امور مربوط به ارزها از قبيل قيمت گذاري و تسعير ارز در اين قسمت انجام ميگيرد, در زير به اختصار برخي از امکانات اين قسمت آورده شده است:
• صدور رسيد هاي اسکناس، داخلي، خارجي
از اين بخش جهت مشاهده رسيدهاي صادر شده توسط فاکتورخريد و نيزبرگشت از فروش و همچنين ثبت ورود ارز به منبع بصورت مستقيم وبدون صدور فاکتور خريد يا برگشت از فروش استفاده مي شود. آنچه دراين فرم ثبت ميگردد در واقع باعث افزايش موجودي ارز در منبع مورد نظر است، بدون اينکه بار مالي در طرف حسابهاي ما ايجاد گردد.
• صدور حواله هاي اسکناس، داخلي، خارجي
از اين بخش جهت مشاهده حوالههاي صادر شده توسط فاکتور فروش و نيزبرگشت از خريد و همچنين ثبت خروج ارز از منبع بصورت مستقيم وبدون صدور فاکتور فروش يا برگشت از خريد استفاده مي شود. آنچه دراين فرم ثبت ميگردد در واقع باعث کاهش موجودي ارز در منبع مورد نظر است، بدون اينکه بار مالي در طرف حسابهاي ما ايجاد گردد. بطور مثال کارمزدهاي کسرشده ارزي توسط بانک را ميتوان در اين قسمت ثبت کرد.
• قابليت تبديل ارزها به يکديگر در حسابهاي بانکي (با تعيين نرخ تبديل)
• انتقال ارزها و مسکوکات بين منابع
اصولا کاربران صنف صرافي از دو عمليات ويژه استفاده مينمايند:
- تبديل ارزها به يکديگر در يک حساب بانکي
- انتقال ارزها از يک منبع ارزي به يک منبع ديگر
- تبديل ارزها به يکديگر در يک حساب بانکي :اگرمبدا و مقصد يکي باشد تبديل ارز صورت ميگيرد. براي تبديل ارز از معادله (تعداد ارز مبدا* نرخ تبديل = تعداد ارز مقصد) استفاده ميِشود.
توجه: در صورتيکه نرخ فروش روزانه ارز مبدا و مقصد مشخص شده باشد نرخ تبديل به صورت اتوماتيک با تعيين ارزهاي مبدا ومقصد محاسبه ميشود.
توجه: زمانيکه ارز مبدا ومقصد يکسان باشد نرخ تبديل يک ميباشد .انتقال بين حسابهاي بانکي ممکن است شامل هزينه يا کارمزد باشد که در قسمت هزينه وارد ميشود.
توجه: درصورت وارد شدن هزينه در قيمت تمام شده ارز مقصد تاثير ميگذارد .هنگاميکه تبديل ارز را ذخيره کرديد کد حواله وکد رسيدي که سيستم صادر ميکند قابل مشاهده است. با کليک کردن روي آن امکان ديدن حواله و رسيد را داريد.
• قيمت گذاري حواله با اولويت بندي اتوماتيک وروديها به صورت روزانه
• قيمت گذاري منبع ها يکي از پيچيده ترين قسمت هاي هر سيستم مي باشد. به طوريکه اکثر شرکتهاي نرم افزاري در اين قسمت با مشکل مواجه ميشوند. سيستم پيشرو قابليت قيمت گذاري به روشهاي FIFO ، LIFO و Moving Average را دارد که عموماً در اين صنف از روش Moving Average استفاده ميگردد. اين روش قابليت محاسبه تا 12 رقم اعشار و نمايش تا 4 رقم اعشار را دارد که اين موضوع نشان از دقت بالاي سيستم در قيمت گذاري منبع ها دارد.
• امکان انجام تسعير ارز
با استفاده از اين امکان کاربران ميتوانند در هر بازه زماني قيمت تمام شده هر ارز يا مسکوکات را در منبع ارزي مشخص شده تسعير نمايند.
گزارشات :
گزارشات مورد نياز جهت کنترل موجودي انبار بشرح ذيل آمده است:
• نمايش موجودي ارزي و ريالي در هر منبع ارزي
• چاپ کاردکس ارزي و ريالي هر منبع ارزي
• جستجو بر روي رسيد ها و حواله ها با امکان فيلترينگ بر روي تمام آيتمها
• گزارش تحليلي از سيستم در مورد فروشهاي هر منبع بصورت جداگانه يا با هم
دريافت و پرداخت:
سيستم دريافت و پرداخت در واقع کنترل نقدينگي هر بنگاه مالي را انجام ميدهد تمامي ورودها و خروج هاي مالي يک شرکت از جمله دريافت و پرداخت نقدي اسناد دريافتني اسناد پرداختني و ... در اين سيستم قابل انجام ميباشد. برخي از امکانات اين سيستم در زير آمده است:
• تعريف انواع درآمد و هزينه، نوع واريز به حساب، چک و...
• تعريف بانک، شعبه و حساب
• قابليت دريافت و پرداخت به صورت چک، نقد و يا حواله بانکي
• امکان ثبت دريافت و پرداخت نقدي با قابليت جستجو
• امکان ثبت دريافت از حساب و واريز به حساب جاري و انتقال بانک به بانک با قابليت جستجو
• امکان ثبت هزينه و درآمد با قابليت جستجو
• امکان ثبت چکهاي دريافتي و پرداختي با قابليت چاپ برروي چکهاي رايج
• امکان تغيير و طراحي چاپ چک
• امکان صدور دستور پرداخت، ثبت و چاپ رسيد براي کليه اسناد دريافتني و واگذاري
• امکان کنترل اعتبارطرف حساب ازنظر مبلغ هرفقره چک وجمع چکهاي پاس نشده درزمان ثبت چک
• امکان تنظيم هشدار جهت موعد اسناد دريافتي و پرداختي با امکان تعيين بازه زماني
• امکان جستجوي پيشرفته وانجام عمليات به صورت دستهاي برروي چکهاي دريافتي و واگذاري
• امکان تهيه ديسکت بانک براي چکهاي دريافتي و واگذاري
• انجام مغايرت گيري بانکي
گزارشات:
• گزارش عملکرد صندوق با امکان تعيين آيتمهاي تأثيرگذار
• گزارش موجودي بانک به صورت لحظهاي
• گزارش رأس گيري و گزارش امکان سنجي بانک
• گزارش از دريافت نقدي، پرداخت نقدي، درآمد، هزينه، دريافت از حساب، واريز به حساب، اسناد دريافتي و پرداختي
• گزارش از چکهاي دريافتي و پرداختي پاس نشده در يک بازه زماني
حسابداري مالي و دفترداري:
اين قسمت در واقع محل نگهداري اسناد عمليات انجام شده در ساير قسمتها ميباشد و نتيجه کليه مراودات مالي يک بنگاه اقتصادي از طربق سيستم حسابداري مالي و دفترداري نگهداري شده و در مواقع لزوم جهت ارايه به مراکز خاص استفاده ميشود امکاناتي که در اين قسمت وجود دارد شامل:
• دسته بندي حساب ها تا هشت سطح به طور جداگانه بصورت گروه ترازنامه اي، زير گروه ترازنامه اي، کل، معين، معين 2، سه سطح حساب تفصيلي و دو سطح حساب تفصيلي شناور و تفصيلي سطح 6 (امکان استفاده از تمامي اين سطوح اختياري مي باشد) و امکان گزارشگيري در تمامي سطوح
• مرور گزارشات در تمامي گزارشات برنامه از بالاترين سطح تا پايين ترين سطح
• مشاهده گردش حساب به همراه جزئيات گردش در تمامي قسمتهاي برنامه
• تعريف انواع سند و امکان گزارشگيري به تفکيک انواع سند
• امکان تعيين تعداد کد در هر سطح حساب کل، معين و معين 2 و امکان کنترل تعداد در هنگام تعريف حساب
• کنترل ماهيت حساب (بدهکار و يا بستانکار ميان دوره يا پايان دوره)
• تقويم هوشمند جهت جلوگيري از صدور سند در ايام تعطيل
• امکان تعريف و استفاده از شرح هاي استاندارد جهت تسريع در عمليات ورود اطلاعات
• تعريف دورههاي مالي با بازه دلخواه و کار با آنها بطور موازي
• صدور سند افتاحيه و اختتاميه بصورت اتوماتيک
• ثبت اسناد ارزي و گرفتن گزارشات ارزي
• صدور سند تسعير ارز اتوماتيک به صورت ميان دوره و پايان دوره
• امکان کپي و ادغام سند در يک سند واحد
• امکان کپي و انتقال آرتيکلهاي يک سند به سند ديگر
• مرتب سازي شماره سند بر اساس تاريخ به صورت اتوماتيک و يا دستي
• امکان استفاده از کد عطف جهت ردگيري اسناد
• اضافه کردن ضمائم به يک سند با استفاده از Scanner (پيوست اصل اسناد به سند حسابداري)
• تأييد اسناد به صورت گروهي
• قابليت گزارشگيري به دو زبان انگليسي و فارسي
• ارسال و دريافت سند از طريق فايل
• امکان بازگرداندن اسناد ويا آرتيکلهاي حذف شده ويا تغييرکرده توسط کاربر(Undo)
• امکان مشاهده ورود و خروج کاربران به سيستم و کارهاي انجام شده توسط کاربران
و بسياري موارد ديگر که در صورت نياز به آنها اشاره خواهد شد.
